Endlich nicht mehr alles selbst machen müssen – Aufgaben an die Mitarbeiter abgeben können – So macht das Leben als Unternehmer bzw. Praxisinhaber Spaß!
Zumindest in der Theorie.
Denn richtig Delegieren ist gar nicht so einfach und will gekonnt sein.
Welche Fehler wir bei der Vergabe von Aufgaben an unsere Mitarbeiter gemacht haben und wie erfolgreiches Delegieren in der Praxis funktioniert, erläutern wir in diesem Artikel.
Die Anfänge: selbst und ständig
Die ersten zwei Jahre haben wir in unserer Praxis so gut wie alles selbst gemacht.
Haben uns von der Materialbestellung über die Abrechnung bis hin zum Transport von diversen Dingen um alles gekümmert …
Die Arbeit wurde immer mehr, die ersten festangestellten Mitarbeiter kamen und wir wurden mit einem Thema konfrontiert, mit dem wir uns vorher noch nie wirklich beschäftigt hatten:
Wie delegiert man Aufgaben richtig, so dass es sowohl für die delegierende Führungskraft also auch für den ausführenden Mitarbeiter funktioniert?
Unsere Fehler beim Delegieren
Wir mussten erst einmal lernen, wie man richtig delegiert und haben dabei folgende Fehler bzw. Erfahrungen gemacht:
Fehler #1: Delegation nicht zulassen
Zuerst einmal muss man den Gedanken zulassen, überhaupt Aufgaben abgeben zu können.
Denn dazu gehört Vertrauen in eine andere Person.
Und dieses Vertrauen ist nicht sofort da, wenn man als Selbständiger die ersten (fest) angestellten Mitarbeiter beschäftigt.
Gerade in der Anfangsphase haben wir ständig mit Gedanken wie „komm, ich mach es eben selbst“ oder „keiner kann das so gut erledigen wie ich“ gekämpft.
Natürlich können unsere Mitarbeiter vieles mindestens so gut wie wir selbst. Manches sogar besser.
Aber das mussten wir eben erst lernen.
Fehler #2: Delegation nur imaginieren
Das ist vor allem Meik anfangs häufiger passiert – gewünschte Delegation in Gedanken:
„ich erwarte einfach, dass das läuft …“
„man muss doch sehen, was getan werden muss …“
„das ist doch logisch, das sieht doch jeder Mensch, wie es laufen soll …“
Der Wunsch dahinter:
Die Mitarbeiter kümmern sich von selbst um alle relevanten Dinge in der Praxis, lesen dem Chef fortlaufend die Wünsche von den Lippen ab und entlasten ihn aus freien Stücken.
Ohne dass lästige Ansagen gemacht oder Prozesse erst im Detail erklärt werden müssen.
Schöner Gedanke, funktioniert nur erfahrungsgemäß nicht …
Fehler #3: Inkonsequente Delegation
Ein Fehler, der mir am Anfang passiert ist:
Wenn ich Aufgaben an unseren Praxismanager abgegeben habe, beispielsweise die Dienstplanung unserer Assistenten …
… dann habe ich mich doch wieder darin eingemischt.
Aus Angst, dass die Dienstplanung nicht gut oder schnell genug erledigt wird.
Dabei musste ich mich einfach nur daran gewöhnen, dass unterschiedliche Leute ein und dieselbe Aufgabe unterschiedlich angehen.
Nicht schlechter, nur eben anders!
Und dabei trotzdem zum selben Ergebnis kommen.
Fehler #4: Micromanagement
Nichts verunsichert Mitarbeiter mehr als die Einmischung des Chefs in eine Aufgabe, die zuvor expliziert übertragen wurde.
Völlig kontraproduktiv, weil nervig und demotivierend wirkt sich sogenanntes Micromanagement aus.
Gemeint ist das Einmischen von Führungskräften in Teilaspekte und Details.
Zumal dann auch nicht mehr klar ist, wer jetzt tatsächlich für die Aufgabe verantwortlich ist: der beauftragte Mitarbeiter oder die delegierende Führungskraft?
Fehler #5: Delegation ohne Regeln
Was auch nicht funktioniert, ist Dinge ohne feste Vorgaben bzw. Regeln zu delegieren.
Insbesondere wenn zugewiesene Aufgaben nicht mit festen Deadlines verbunden sind, stellt man sich irgendwann die Frage:
Ich habe doch einiges abgegeben, was ist aus den Sachen eigentlich geworden?
Dann guckt man sich die Sachen an und stellt fest: es gibt tausend lose Enden, aber leider keine Knoten …
Fehler #6: Unklare Aufgabenstellung
Neben einer fehlenden Deadline sind ungenaue Angaben eine Ursache, warum Delegation in der Praxis häufig scheitert.
Denn manchmal fehlen den Mitarbeitern wichtige Informationen, um Aufgaben erfolgreich abarbeiten zu können.
Und wenn Aufgaben Teil eines komplexeren Prozesses sind, sollte dieser vorher klar durchdacht sein, bevor Dinge daraus delegiert werden.
Unser Video zum Thema:
Aus den gemachten Fehlern haben wir einiges gelernt und wissen heute:
Erfolgreiches Delegieren fußt auf vier Komponenten
… unter der Voraussetzung, dass der Job an die richtige Person oder das richtige Team vergeben wurde.
#1 Was soll genau gemacht werden und was ist das gewünschte Ergebnis?
Beides muss den Mitarbeitern klar und verständlich kommuniziert werden.
#2 Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein
Es muss klar sein, bis wann das Ergebnis erwartet wird. Delegation ohne Deadlines funktioniert erfahrungsgemäß nicht.
#3 Zwischendurch Feedback einholen
Es ist sinnvoll, sich bei den Mitarbeitern zwischenzeitlich zu erkundigen: „Wie läuft es mit der Aufgabe? Geht’s voran? Woran hakt´s?“
Und gleichzeitig Feedback zu geben: „Das sieht schon gut aus, weiter so!“ oder „Nein, bitte eher so und so …“
Das vermeidet Enttäuschungen und Frust auf beiden Seiten.
#4 Lob und Anerkennung
Wenn Aufgaben fristgerecht und gut erledigt werden, sollte man als Führungskraft nicht mit Lob sparen!
Früher galt häufig: nicht gemeckert ist Lob genug.
Doch diese Zeiten sind definitiv vorbei.
Noch eine ergänzende Regel für richtiges Delegieren:
Wenn mehr als eine Person zuständig ist, dann ist niemand zuständig – und das ist meistens der Punkt, an dem die Dinge schieflaufen.
Richtig delegieren mit Hilfe von Software
Es ist in jedem Fall eine gute Idee, sich beim Delegieren von einer entsprechenden Softwarelösung unterstützen zu lassen.
Eine Software, die nichts vergisst, in der Zuständigkeiten und Deadlines klar geregelt werden können.
Daher empfiehlt sich auch für kleine Praxen der Einsatz einer Projektmanagementsoftware – insbesondere auch für wiederkehrende Routine-Aufgaben.
Ohne Werbung machen zu wollen: Wir setzen hierfür Asana ein und haben damit bisher gute Erfahrungen gemacht.
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